La neceso de dokumenta pruvo de decidoj faritaj necesa en situacioj kie ili estas prenita kolektive. Plej ofte ripari la kurso de eventoj estas uzata tian registradon datumoj kiel la protokolo.
La vorto "protokolo" havas plurajn signifojn - ĝi povas esti instalita kaj procedoj en certa situacio, kaj ĝuste desegnita oficialan dokumenton kiu enhavas la sinsekvon datumoj dum la diskuto, debato kaj decidofaraj ĉe renkontiĝoj, konferencoj kaj kunvenoj. Bonvolu konscii ke li havas plurajn formojn, kiuj diferencas en lia celo. Minutoj de la kunveno de luantoj estas dokumento de iu malsama kategorio ol, ekzemple, la raporto de la esplora aŭtoritatojn aŭ aliaj festojn aŭtoritato.
Kunveno de permanenta / portempa collegial komunumo (komitato kunveno de akciuloj, luantoj, Estraro) subjekto al deviga dokumentado. Depende de la decidoj de la prezidanto de la organizo aŭ grupo, minutoj de la kunveno povas esti kondukita en plena (funda registro de paroladoj, debatoj, demandoj kaj respondoj) aŭ mallongigita formo. Kutime, dum la sekretario de la sesio aŭ aliaj respondecaj persono konservas registron de kio okazas, kolektas rilataj materialoj provizita por partoprenantoj, kaj tiam alportas ilin en sola dokumento.
Koncerne la postulojn de la oficiala papero, ke ili estas nomataj de la ŝtataj normoj kiuj regas la korekta politikoj. Ekzemple, en la minutoj de la renkontiĝo de posedantoj aŭ luantoj de reprezentantoj de aliaj grupoj kaj organizoj, krom la nomo de la dokumento kaj la organizo, la dato de la okazaĵo kaj la tagordo Debeto marki datumoj de la prezidanto, sekretario, kaj ĉeesti partiojn.
Resumo de la informo skemo estas la jena: Play - farita (kaj) - akordigitaj / konsentis. La precizeco de la datumoj aro estas literojn subskribo de la prezidanto kaj la sekretario. Se necese, la kunveno partoprenantoj povas esti ricevita kiel kompletan kopion de la minutoj, kaj ankaŭ ekstrakto de ajna parto de ĝi.
Kelkaj el la nuancoj de la informo datumoj estas dokumento kiu reflektas la kolektivan loĝantaro por renkontiĝoj, vivas en apartamento konstruaĵoj. En ĉi tiu kazo, la protokolo domposedantoj kunveno estas certigi la datumoj sur la formo de la evento (la reala renkontiĝo de homoj aŭ forestaj balotado sur la tagordo), la reala adreso kaj la areo de diris dekroĉita objekto, la nombro de la ĉeestantoj kaj voĉdonas apartenantaj al ili.
Krome, la deviga apliko al la dokumento estas listo de familiaj nomoj de partoprenantoj (aŭ iliaj reprezentantoj), kun la nombro da apartamentoj, en la posedaĵo. Se la opinio de la loĝantoj estis ricevitaj en absentia, en la aldona listo devus esti precizigita ne nur sur la homa datumoj, sed ankaŭ liaj decidoj en ĉiuj temoj en la agendo. Ankaŭ, ĝi devus ankaŭ inkluzivas informon pri la dokumento, konfirmante la rajton de posedo aŭ posedo de specifa loko en parto de la domo, kaj ankaŭ la volo de ĉiu civitano por la aĵoj identigitaj en la tagordo de klaraj kaj akceptitaj formoj (konsentas, malkonsentas, detenu). Nur sub tiu kondiĉo, la loĝantoj renkonti minutoj estos valida.