La gamo de kazoj. La ordo de formado

Ĉiuj dokumentoj post lia ekzekuto devas esti kolektitaj en la kazo. La termino "komerco" laŭ GOST 51141-98 ni komprenu unu dokumenton aŭ aro de dokumentoj, kiuj rilatas al aparta direkto de la organizo kaj metitaj en dosierujo sub aparta kovrilo. Por la ĝentila formado, stokado kaj registrado de kazoj en ĉiu organizo devas ĉiujare (konsiderante la ŝanĝoj en la eksteraj kaj internaj medio) komponanto Nomenklaturo Aferoj, kiu estas esenca por rapida serĉo de dokumentoj.

Kiam formanta la aferoj de ajna unuoj devas esti gvidata de la postuloj de la stato unuigita sistemo de registro prizorgado. La ĉefa provizaĵoj estas difinitaj en la GOST 51141-98, la ĉefaj dokumentoj de la Arkivo Departemento de la rusa registaro, gvidliniojn arkivo korpoj, listojn de dokumenta filmo materialoj. Estas imperativo por plenumi la kondiĉojn de stokado de dokumentoj kaj dosieroj. Se organizo kun kompleksa strukturo kaj multaj funkcioj en ĉiu fako kaj trans la organizo apliki uniformo principoj organizi dokumentojn, formado kaj indeksado kazoj. Sekve Nomenklaturo Aferoj Departemento stabo, kvalito servo, ĉiu alia struktura unuo aŭ la organizo devas esti formis konsiderante la postuloj de normativa dokumentoj.

Ĉe la unua paŝo estas identigi la temojn kaj kategoriojn de dokumentoj, kiu devas inkluzivi la Nomenclatura unuo aŭ organizo kazoj. Ni devenas de la bezono kovri la tutan kvanton de dokumentado kiel krei kaj ricevi. Kiam vi vidas la novajn demandojn ne estas kovrita de la nomenclatura, necesas fari aldonoj. Formo Aferoj nomenklaturo devus permesi ĝustatempan ĝisdatigo ĝi. Tial, kiam indeksante Aferoj devus disponigi la eblecon de novaj indeksoj kaj ekskludi anstataŭi antaŭe asignita indeksoj jam formis kazoj. Pasante nefinitan negoco transportitaj al la sekva jaro gamo de la konservado de la originala nombro.

Titolo de ĉiu kazo devas esti klaraj kaj plene malkaŝitaj la komponado de la kazo kaj la enhavo de la dokumentoj kiuj lokas en ĉi tiu dosierujo. La dosierujo devas esti specifita indeksa kaj la breto vivo de la kazo. Consolidación de kazoj estas efektivigita surbaze de la nominala, ekzemple, ordonojn, protokoloj, instrukcioj ktp. Kazoj povas agordi en detalo, ekzemple, korespondado kun certa raportisto, korespondado por la provizo de krudmaterialoj, korespondado kun raportistoj, kombinita teritorian bazon, kaj tiel plu.

Kiam kolektante dokumentoj devus atentu la terminojn de ilia tenado. Eblas esti kombinitaj en unu kazo dokumentoj de provizora kaj permanenta stokado aŭ malsama stokado periodoj. Oni ne rajtas inkluzivi en la malneto interkonsento, senrilata dokumentoj aŭ kopioj ebloj multiplikita. En la formado de aferoj devus esti kontrolata en ĉeesto de ĉiuj dokumenton subskribojn kaj taŭga klaro.

Indeksado Aferoj kaj la ordo de prioritato devus esti farita en ordo de graveco. La unua skizas la plej gravajn dokumentojn (ordonojn, reguloj aŭ aliaj administraj dokumentoj). La nomenclatura de aferoj devus enhavi indeksoj kaj rubrikoj de aferoj, la terminoj kaj kondiĉoj de stokado, por evakuado. La gamo de kazoj aprobita de la establita ordo en la organizo kaj konsentis kun la oficiro de la Ŝtato Arkivo de la regiono. Fine de la jaro en la Nomenclatura publikigis finan rekordon montranta la nombro de kazoj kiu malfermiĝis dum la jaro en ĉiu kategorio. Filing kazoj de permanenta arkivado aŭ dispono de provizora stokado kazoj (ĉe matureco) estas kondukita laŭ la establita de la Instrukcio sur oficejo-laboron de la organizo dekstre.